Strona główna Pobierz dokument


ALBIT Software

25-628 Kielce ul. Naruszewicza 38

*        FAX/TEL 041-368-02-44; 041-241-36-66; 041-344-50-35 GSM 662-246-800

www.albit.eu ; poczta@albit.eu

 

 


Dokumentacja techniczna

 

OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO

ALBIT FKP

Zintegrowany System Finansowo – Kadrowo - Płacowy
Kielce,2012
Wersja: 3.5

Zawartość

 

1        System FKP wg Ustawy o Rachunkowości 3

1.1        Księgi rachunkowe. 3

1.2        Dziennik ( Zapisy księgowe ) 4

1.3        Księga główna. 5

1.4        Księgi pomocnicze. 6

1.5        Zestawienie obrotów i sald kont księgi główna. 8

1.6        Zasoby ochrony danych. 10

1.7        Wydruki 12

1.8        Obowiązki Użytkownika systemu finansowo - księgowego. 12

1.9        Opis struktury bazy danych. 14

2        Zintegrowany System FKP. 28

2.1        Wykaz zbiorów danych systemu informatycznego. 28

2.2        Wykaz programów tworzących system informatyczny. 29

2.3        Powiązania między programami systemu ALBIT FKP. 30

3        Algorytmy przetwarzania danych. 34

4        Zabezpieczenie bazy danych. 54

4.1        Kopiowanie pliku bazy danych. 56

4.2        Używanie odtwarzanej bazy danych. 57

Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK.. 58

Analiza zgodności programu. 60

 


 

1     System FKP wg Ustawy o Rachunkowości

Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości. W skrócie wymagania dotyczą wiarygodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez użytkownika tych systemów. Obydwa te czynniki – techniczny i ludzki – składają się na wynik finalny prowadzonej księgowości, stąd nawet najsprawniejszy system komputerowy nie stanowi gwarancji poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Niezależnie jednak od oceny jakości pracy księgowego, ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne do dopuszczenia go do używania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.

 

1.1       Księgi rachunkowe

 

Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości system komputerowy musi zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są :

·         Dziennik,

·         Księga Główna ( ewidencja syntetyczna ),

·         Księgi pomocnicze ( ewidencja analityczna ),

·         Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych.

·         Wykaz składników aktywów i pasywów ( inwentarz )

Księgi rachunkowe powinny być :

·         trwale oznaczone nazwą ( pełną lub skróconą ) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzani.

·         wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia.

1.2       Dziennik ( Zapisy księgowe )

 

Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć  sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy ( obroty dziennika ), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W Dzienniku powinno następować :

·         automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którą zapis jest zarejestrowany; numeracja ta zapewnia ich ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,

·         automatyczną kontrolę zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go pomiędzy miesiącami,

·         automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

Moduł ALBIT FK pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego dziennika. Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatyczny, otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o sobie, która dokonała jej ostatniej modyfikacji.

Przeglądanie zapisów jak również ich wydruk jest możliwy w układzie chronologicznym. Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury, dokumenty kasowe oraz bankowe, lista płac z modułów Płace i Kadry oraz Biegli.

W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości  uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruk Dziennika udostępniono z poziomu Wydruki//Dziennik.

Opcje wydruku :

Dziennik – Syntetyczny lub analityczny

Dziennik wer. 2 – Dziennik zapisów księgowych

Dziennik wer. 3 – Lista księgowań w dzienniku

 

Uwaga : Dziennik księgowy powinien być drukowany co miesiąc.

 

Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto a Art. 14 Ustawy o Rachunkowości.

Dziennik powinien :

1.      Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

2.      Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z obrotami zestawieniami obrotów i sald kont księgi głównej.

3.      Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów ( obroty ) liczyć w sposób ciągły.

4.      Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.

5.      Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialne za treść zapisu.

 

1.3       Księga główna

 

Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk księgi główna to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont ( lub na odwrót ), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe ( czyli, według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym ), ich sumach łącznych ( obrotach kont ) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzić za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruk Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,

Opcja wydruku:

- Księga Główna – podstawowy wydruk księgi główna.

- Księga Główna – Tabelaryczna – Księga Główna w układzie tzw. „Amerykanki”

- Księga Główna – Syntetyczna – Księga główna z podziałem kont wg układu dziennika

- Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald” jak i „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”.

- Zestawienie wg jednostek – Wydruk zestawienia wg kryterium jednostka.

 

Uwaga: Księga główna powinna być drukowana co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji

 

Konta księgi głównej reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości.

- Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu syntetycznym*. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

- Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej

*w ujęciu systematyczne tj. zgodnie z zarachowywaniem ich na konta syntetyczne

 

1.4       Księgi pomocnicze

 

Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach księgi głównej. Lista tych ksiąg jest stała; tworzy się je stosowanie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa Wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; materiałów, towarów i produktów; rozrachunków z kontrahentami i pracownikami; operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębnić także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze, np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone ( art.16 ust.1 ) na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich :

·         podzbiory danych w ramach księgi głównej; sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i saldo odpowiadających im kont księgi głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach księgi głównej. Tak rozbudowaną księgę główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansowa,

·         podsystemy rachunkowości poza księgą główną, które uszczegółowienia zapisów księgi głównej, mają strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości ( ustalenie i ewidencja dla : odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań przy operacji zakupu ). Dane tych podsystemów zasilają wówczas księgę główną, tworząc zbiory zapisów księgowych uporządkowane według wymagań księgowości finansowej zapewniając zgodność zapisów w księgach pomocniczych i księgi głównej.

Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności  każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami księgi głównej stanowi równość sumy sald kont pomocniczych i salda właściwego konta księgi głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać :

·         na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,

·         na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.

Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,

Opcja wydruku:

- Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald” jak i „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”.

 

Uwaga: Księga główna powinna być drukowana co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji

 

Konta ksiąg pomocniczych reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęci systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

 

1.5       Zestawienie obrotów i sald kont księgi główna

 

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera następujące elementy :

·         symbole i nazwy kont,

·         salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,

·         obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

·         sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,

Opcja wydruku:

- Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald”

 

            Uwaga : Wydruk zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzać  nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

 

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości.

            Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

            Zestawienie powinno zawierać :

             - symbole lub nazwy kont,

            -  salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

            -  sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów na okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

 

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych ( kont analitycznych )

 

Także zestawienie sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, nakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

 

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,

Opcja wydruku:

- Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”.

 

            Uwaga : Wydruk zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych należy wykonać najpóźniej na koniec okresu obrachunkowego, a na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

 

            Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 18Ustawy o Rachunkowości.

            Sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na dzień inwentaryzacji

            - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

 


 

1.6       Zasoby ochrony danych

 

Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych; fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów; system kontroli przebiegu przetwarzania danych ( dziennika pracy systemu).

Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych ( Art. 71 ).

 

Ponadto :

·         program kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku ( dziennikach ) – art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

·         pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia, np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazanych ( swoiste „ polecenie księgowania”) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku ). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają ( art. 20 ust. 5 pkt 2 ) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji.

·         zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów ( art. 20. ust. 5 pkt. 3 ). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzenie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym ( czy użytkownik nie popełnił błędu np. składni przy wprowadzaniu warunku ). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawią się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe.

·         zapewnia trwałość zapisów. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany ( Art. 23 ). Program komputerowy musi zapewniać procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych ( Art. 25 ).

·         chroni dane przed dostępem osób nieuprawnionych

·         umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa modyfikacja, ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.

·         pozwala na przypisanie operatorom zakazów

-        w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie:

dostępu do przeglądania ,

dostępu do dodawania zapisów,

dostępu do poprawiania zapisów.

dostępu do kasowania zapisów, znajdujących się w buforze

-        w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania odpowiednich rejestrów

-        blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzenia zapisów księgowych

-        blokad dostępu baz danych

 

1.7       Wydruki

 

Wydruk ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości są :

§  trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą,

§  zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub, z którą są związane wskutek roli, jaką odpowiadające im zbiory danych pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych,

§  wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

§  każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej („koniec wydruku”),

§  na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald,

§  oznaczone nazwą programu przetwarzania ( jego aktualnej wersji ).

1.8       Obowiązki Użytkownika systemu finansowo - księgowego.

 

Ustawa o Rachunkowości Art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi :

§  określenie roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych,

§  meto wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,

§  sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej :

-        zakładowy plan kont obejmuje wykaz kont księgi głównej ( ewidencji syntetycznej ), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń  zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych ( ewidencji analitycznej ) i ich powiązania z kontami księgi głównej,

-        wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), księgi głównej i ksiąg pomocniczych, oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg,

-        opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,

-        pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności  z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba,

-        opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych,

-        zasady ochrony danych, przed nieuprawnionymi jej zmianami i rozpowszechnianiem oraz staranne jej przechowywanie w trakcie używania programu oraz przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71). Jest więc traktowana jako istotny dla jednostki dokument systemu przetwarzania w rachunkowości, poddany obowiązkowi archiwowania,

-        sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów.

Uwaga : Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w powyższych punktach.

 

Zgodnie z art. 71 Ustawy o Rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek :

§  systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych

§  zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych

§  stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych

§  dobór środków ochrony zewnętrznej.

1.9       Opis struktury bazy danych

 

Ustawa o rachunkowości nakłada na producentów oprogramowania poniższą strukturę ksiąg rachunkowych oraz ich powiązania:

 

 

 

Tabele znajdują się w bazie SQL FK7_xxxx.FDB gdzie xxxx oznacza wyróżnik roku.

TABELA

OPIS

ZAWARTOŚĆ

C_BOOK_TO_GROUP_DEFINITION

Tabela systemowa

 

C_DEF_GRUPY_ROZLICZENIA

Definicje Grupy rozliczeniowe rozrachunków

 

C_GRUPY_ROZLICZENIA

Grupy rozliczeniowe rozrachunków

 

FK_ANALITYKA

Definicje analityk planu kont

 

FK_AUTOLOGOWANIE

Parametr systemu FK

 

FK_BO_PARAGRAFU

Bilans otwarcia kart paragrafowych

 

FK_BO_PARA_WG_JEDNOSTEK

Bilans otwarcia kart paragrafowych wg jednostek

 

FK_BO_USTAWIENIA

Parametr systemu FK

 

FK_BUDZET_ZADANIOWY

Definicja budżetu zadaniowego

 

FK_BZ_MIERNIKI

Definicja budżetu zadaniowego - mierniki

 

FK_CPV

Definicja kodów CPV

 

FK_DATA_OBSLUGI

Parametr systemu FK

 

FK_DEFINICJA_A_Z_P

Definicja klasyfikacji budżetowej

 

FK_DEF_BZ

Definicje dokumentów schematów księgowania BZ

 

FK_DEF_PLACE

Definicje dokumentów schematów księgowania PŁAC

 

FK_DEF_PRZELEW

Definicje przelewów elektronicznych

 

FK_DEF_PRZELEW_POZ

Definicje przelewów elektronicznych

 

FK_DEF_WB_KWOTY

Definicje wyciągów bankowych

 

FK_DEF_WB_RODZAJE

Definicje wyciągów bankowych

 

FK_DEF_ZEST

Definicje zestawień

 

FK_DRZEWO

Definicja grupowania planu kont

 

FK_EURO

Definicje walut

 

FK_EXTERNAL_PROGRAM

Parametr systemu FK

 

FK_FAKTURY

Definicje rozrachunków

 

FK_FAKTURY_LICZNIKI

Definicje rozrachunków

 

FK_FAKTURY_POZYCJE

Definicje rozrachunków

 

FK_FIRMY

Nazwy kartotek firm

 

FK_GRUPA

Nazwy kartotek grup firm

 

FK_JEDNOSTKA

Nazwy jednostek

 

FK_JEDNOSTKA_MIAR

Definicje jednostek miar

 

FK_JEDNOSTKA_ORG

Definicje jednostek organizacyjnych

 

FK_JEDN_ORG_2_USER

Definicje organów

 

FK_JEDN_ORG_USTAWIENIA

Definicje organów

 

FK_KARTOTEKI

Nazwy kartotek osobowych

 

FK_KART_PROSTE

Definicje kartotek osobowych

 

FK_KART_Z_PARAGRAFAMI

Definicje kartotek paragrafowych

 

FK_KATEGORIE

Definicje kategorii

 

FK_KG

Zapisy księgowe analityczne

Dziennik, KG

FK_KONTA

Zapisy księgowe syntetyczne

Dziennik, KG

FK_KONTA_BANKOWE

Nazwy i ustawienia kont bankowych

 

FK_KSIEGA_GLOWNA

Tablica nagłówków dokumentów

Księga główna

FK_MIESIAC

Tabela systemowa

 

FK_OPCJE_DZ

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_OPCJE_FR

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_OPCJE_FV_VAT

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_OPCJE_RK

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_OPCJE_WB

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_OSOBY

Kartoteki osobowe

 

FK_PARAGRAFY

Definicje kartotek paragrafowych

 

FK_PARAMETRY

Parametr systemu FK

 

FK_PK

Definicje poleceń księgowania

 

FK_PK_POZYCJE

Definicje pozycji poleceń księgowania

 

FK_PLANKONT

Definicje planu kont

 

FK_PLAN_A_Z_P

Definicje planu

 

FK_PLAN_PARAGRAFU

Definicje planu

 

FK_PLAN_SZCZEGOLY_A_Z_P

Definicje planu

 

FK_PLAN_WYDRUK

Definicje planu

 

FK_PLAN_ZADAN

Definicje planu

 

FK_PLAN_ZADANIA

Definicje planu

 

FK_PLAN_ZADANIA_PARAGRAF

Definicje planu

 

FK_POM_AKTUALIZACJA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_A_Z_P

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_BZ

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_DEF_PAR

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_DEF_ZEST

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_FILTR_KSIEGOWANIA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_FV_KOREKTY

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_JEND_ORG

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_KARTOTEKI

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_KONTA_FIRMY

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_OSOBY

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_PARAGRAF

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_PK_PARAGRAFY

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_POZIOM1

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_POZIOM2

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_POZIOM3

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_PROGRAMY

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_PRZEPISANIA_BO

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_RAPORTOWANIE

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_UB1

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_UB2

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_UPRAWNIENIA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_URB23

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_URB28Z_W

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_URB28Z_Z

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_URB28Z_ZOB

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_URZIS

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_UZZWFJ

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_WS

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_WS_DEKRETACJA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_WYDRUK_PK

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_ZADANIA_DEKRETACJA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_POM_ZADANIA_PARA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_RAPORTOWANIE

Definicje raportów systemu FK

 

FK_RAPORTY

Definicje raportów systemu FK

 

FK_RAPORTY_POZYCJE

Definicje raportów systemu FK

 

FK_RB28

Definicje sprawozdania

 

FK_RODZAJE_DOK

Definicje rodzajów dokumentów systemu

 

FK_ROZDZIALY

Definicja klasyfikacji budżetowej

 

FK_ROZKSIEGOWANIE1

Tabela syntetyczna zapisów księgowych

Dziennik, KG

FK_ROZKSIEGOWANIE2

Tabela analityczna zapisów księgowych

Dziennik, KG

FK_SCIEZKI

Parametr systemu FK

 

FK_SUBKONTA_POZIOM1

Definicje analityki subkontowej

 

FK_SUBKONTA_POZIOM2

Definicje analityki subkontowej

 

FK_SUBKONTA_POZIOM3

Definicje analityki subkontowej

 

FK_SZABLONY

Definicje szablonów księgowania

 

FK_SZABLONY_DEKRETY

Definicje szablonów księgowania

 

FK_SZABLONY_USTAWIENIA

Definicje szablonów księgowania

 

FK_TRESCI

Parametr systemu FK

 

FK_TRYBY_P

Parametr systemu FK

 

FK_TYPY_BADAN

Parametr systemu FK

 

FK_TYPY_DOKUMENTOW

Parametr systemu FK

 

FK_UPRAWNIENIA_MENU

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_BILANS1

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_BILANS2

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_KART_OS

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_RB23

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_RB28

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_RB28Z

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_RZIS

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_WYDRUKOW

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_USTAWIENIA_ZZWFJ

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

FK_WNIOSKI_ZAA

Wnioski zaangażowania

 

FK_WNIOSKI_ZAA_POZ

Wnioski zaangażowania - definicja

 

FK_WS

Wydatki strukturalne

 

FK_WS_POZ

Wydatki strukturalne - definicja

 

FK_WYDRUK_PK_BAZA

Definicje raportów systemu FK

 

FK_WYDZIALY

Definicja wydziałów

 

FK_ZADANIA

Zadania budżetowe - definicja

 

FK_ZAMKNIECIE_MIESIACA

Parametr systemu FK

 

FK_ZAPISY_MIESIECZNE

Tabela obrotów i sald kont

Obroty i salda

FK_ZESTAWIENIA

Definicje raportów systemu FK

 

FK_ZRODLA_FINANSOWANIA

Parametr systemu FK

 

HASLA

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

IDENTYFIKATOR

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

INTERFACEGRAPH

Tabela systemowa

 

KD_PK_DEFINICJA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

K_PK_KASA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

K_PK_RACHUNKI

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

K_PK_RB_SPEC

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

K_PK_SUMY

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

K_PRZELEW

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

K_ZESTAW

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

LICENCJA

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

PK_DA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

PK_KST

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

POZIOM

Parametr systemu FK

 

P_PK_DEF

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

SD_PK_DEFINICJA

Tablica relacyjna definicji systemu FK

 

SEMAFOR

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

UPRAWNIENIA

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

USTAWIENIA

Parametr systemu FK

 

UZYTKOWNICY

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

UZYTKOWNICY2UPRAWNIENIA

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

WLASCICIEL

Definicja zabezpieczeń systemu FK

 

 

Tabele przechowujące dane o zapisach księgowych.

TABELA

OPIS

ZAWARTOŚĆ

FK_KG

Zapisy księgowe analityczne

Dziennik, KG

FK_KONTA

Zapisy księgowe syntetyczne

Dziennik, KG

FK_KSIEGA_GLOWNA

Tablica nagłówków dokumentów

Księga główna

FK_ROZKSIEGOWANIE1

Tabela syntetyczna zapisów księgowych

Dziennik, KG

FK_ROZKSIEGOWANIE2

Tabela analityczna zapisów księgowych

Dziennik, KG

FK_ZAPISY_MIESIECZNE

Tabela obrotów i sald kont

Obroty i salda

 

Tabela FK_KG

Pole

Typ pola

Długość pola

opis

ID_KONTA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_ROZ2

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KSIEGI

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RODZAJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_FAKTURY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_FAKTURY_POZYCJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_DO_ZAANGAZOWANIA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_DO_980

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WNIOSKU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WNIOSKU_ZAA_POZ

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RK

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RK_POZYCJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PK

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_ZADANIA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

KWOTA_PS

DOUBLE

 

Kwota dokumentu

ID_PS

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

KONTO_PS

VARCHAR

30

Zapis konta syntetycznego pozycji strony winien

PS

VARCHAR

100

Pełna ścieżka księgowania pozycji strony winien

KWOTA

DOUBLE

 

Pełna kwota dokumentu

WN

DOUBLE

 

Kwota zapisu strony winien

MA

DOUBLE

 

Kwota zapisu strony ma

POZIOM_PS

VARCHAR

200

Pełna ścieżka księgowania pozycji strony winien

SCIEZKA_PS

VARCHAR

100

Analityka konta syntetycznego strony winien

STRONA_LEWA

VARCHAR

100

Pełna ścieżka księgowania pozycji strony winien

STRONA_PRAWA

VARCHAR

100

Pełna ścieżka księgowania pozycji strony ma

P

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P1

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P2

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P3

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P4

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P5

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P6

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P7

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P8

VARCHAR

150

Treść dokumentu - Dane zarezerwowane dla systemu FK

P9

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P10

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P11

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P12

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P13

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P14

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

P15

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK1

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK2

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK3

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK4

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK5

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK6

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK7

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK8

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK9

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK10

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_USERLOGIN

INT

 

ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK

DOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu

DOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia dokumentu do systemu

MOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie

MOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia zmian na dokumencie

ROZ2_LP

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ROZ2_NR_DOKUMENTU

VARCHAR

70

Numer dokumentu

ROZ2_TRESC

VARCHAR

2 000

Treść numeru dokumentu

ROZ2_WARTOSC

DOUBLE

 

Kwota dokumentu

ROZ2_ID_USERLOGIN1

INT

 

ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK

ROZ2_DATA_WYSTAWIENIA

VARCHAR

10

Data wystawienia dokumentu

ROZ2_DATA_WPLYWU

VARCHAR

10

Data wpływu dokumentu do jednostki, oddziału

ROZ2_DATA_OPERACJI

VARCHAR

10

Data operacji

ROZ2_RODZAJ_DOKUMENTU

VARCHAR

50

Rodzaj dokumentu

ROZ2_DOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu

ROZ2_DOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia dokumentu do systemu

ROZ2_MOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie

ROZ2_MOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia zmian na dokumencie

NR_KSIEGOWY

INT

 

Numer księgowy przypisany do pozycji dokumentu

DATA_KSIEGOWANIA

VARCHAR

10

Data księgowania

DATA_WPLYWU

VARCHAR

10

Data wpływu 

DATA_OPERACJI

VARCHAR

10

Data operacji

DATA_WYSTAWIENIA

VARCHAR

10

Data wystawienia dokumentu

RODZAJ_DOKUMENTU

VARCHAR

50

Symbol dokumentu

NR_DOKUMENTU

VARCHAR

70

Symbol dokumentu wraz z numerm

NUMER_DOKUMENTU1

VARCHAR

70

Symbol dokumentu

NUMER_DOKUMENTU2

INT

 

Numer dokumentu

NUMER_UZYTKOWNIKA1

VARCHAR

50

Dane zarezerwowane dla systemu FK

NUMER_UZYTKOWNIKA2

VARCHAR

50

Dane zarezerwowane dla systemu FK

NUMER_UNIKATOWY

VARCHAR

13

Dane zarezerwowane dla systemu FK

SUMA

DOUBLE

 

Kwota dokumentu

ROZNICA

TEXT

1

Znacznik bilansowania się dokmentu

TRESC

VARCHAR

2 000

Treść pozycji dokumentu

TRYB_PRACY

INT

 

Znacznik dla wyróżnienia dokumentów: niezaksięgowany, zaksięgowany, przedpłata.

BO

TEXT

1

Znacznik dokumentu bilans otwarcia

ROK

VARCHAR

4

Rok księgowania dokumentu

MIESIAC

VARCHAR

2

Miesiąc księgowania dokumentu

KG_ID_USERLOGIN

INT

 

ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK

KG_ZNACZNIK

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

KG_LP

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

KG_PRZENIESIENIE

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

KG_DATA_Z

VARCHAR

35

Data księgowania

KG_ID_USERLOGIN_Z

INT

 

ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK

KG_DOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego pozycję dokument do systemu

KG_DOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia pozycji dokumentu do systemu

KG_MOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pzycji dokumentu

KG_MOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia zmian na pozycji dokumetu

STRONA

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PODPOZYCJI

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WS

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WS_POZ

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_UMOWY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RB28

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WPISU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

 

Tabela FK_KONTA

Pole

Typ pola

Długość pola

opis

ID_KONTA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_ROZ2

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

KWOTA_WN

DOUBLE

 

Zapis kwoty strony winien

KONTO_WN

VARCHAR

30

Zapis konta syntetycznego strony winien

WN

VARCHAR

100

Pełna ścieżka księgowania strony winien

KWOTA

DOUBLE

 

Kwota dokumentu

KONTO_MA

VARCHAR

30

Zapis konta syntetycznego strony ma

MA

VARCHAR

100

Pełna ścieżka księgowania strony ma

KWOTA_MA

DOUBLE

 

Zapis kwoty strony ma

DOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu

DOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia dokumentu do systemu

MOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie

MOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia zmian na dokumencie

ID_WN

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

POZIOM_LEWY

VARCHAR

200

Pełna ścieżka księgowania strny winien

SCIEZKA_LEWA

VARCHAR

100

Analityka konta syntetycznego strony winien

ID_MA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

POZIOM_PRAWY

VARCHAR

200

Pełna ścieżka księgowania strony ma

SCIEZKA_PRAWA

VARCHAR

100

Analityka konta syntetycznego strony ma

W

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W1

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W2

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W3

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W4

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W5

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W6

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W7

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W8

VARCHAR

150

Treść dokumentu - Dane zarezerwowane dla systemu FK

W9

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W10

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M1

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M2

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M3

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M4

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M5

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M6

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M7

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M8

VARCHAR

150

Treść pozycji - Dane zarezerwowane dla systemu FK

M9

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M10

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KSIEGI

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_USERLOGIN

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W11

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W12

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W13

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W14

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W15

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M11

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M12

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M13

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M14

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

M15

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK1

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK2

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK3

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK4

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK5

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK6

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RK_POZYCJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RK

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK7

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK8

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK9

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK10

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PK

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_DEF_WN

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_DEF_MA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

RODZAJ_WPISU_FV

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_980

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_DOKUMENTU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_NTD

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RK_KASA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_POZYCJE_KASA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

DOD_DATA2

VARCHAR

35

Data dodania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK

MOD_DATA2

VARCHAR

35

Data modyfikowania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_DEF_WB

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_DEF_WB_POZ

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_DEF_WB_KWOTY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PROGRAMU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_ZADANIA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_FAKTURY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_FAKTURY_POZYCJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_DO_ZAANGAZOWANIA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

STRONA_DO_ZAANGAZOWANIA

TEXT

2

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_DO_980

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_ZAPIS_TECHNICZNY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

LP_WNIOSKU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WNIOSKU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WNIOSKU_ZAA_POZ

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_APARTMENT_SETTLEMENT

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_COMPONENT_GROUP

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WS

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WS_POZ

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_UMOWY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PK_UMOWY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PK_UMOWY_POZ

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_ZADANIA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_DO_ZADANIA

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_WS

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KONTA_DO_WS

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RB28

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_WPISU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

 

Tabela FK_KSIEGA_GLOWNA

Pole

Typ pola

Długość pola

opis

ID_KSIEGI

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

NR_KSIEGOWY

INT

 

Numer księgowy dokumentu

DATA_KSIEGOWANIA

VARCHAR

10

Data księgowania dokumentu

DATA_WPLYWU

VARCHAR

10

Data wpływu dokumentu do jednostki, oddziału

DATA_OPERACJI

VARCHAR

10

Data operacji

RODZAJ_DOKUMENTU

VARCHAR

50

Rodzaj dokumentu

NR_DOKUMENTU

VARCHAR

70

Numer dokumentu w rejestrze

SUMA

DOUBLE

 

Kwota dokumentu

ROZNICA

TEXT

1

Znacznik bilansowania się dokmentu

TRESC

VARCHAR

2 000

Treść dokumentu

ID_RODZAJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

DOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu

DOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia dokumentu do systemu

MOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie

MOD_DATA

VARCHAR

35

Data wprowadzenia zmian na dokumencie

TRYB_PRACY

INT

 

Znacznik dla wyróżnienia dokumentów: niezaksięgowany, zaksięgowany, przedpłata.

BO

TEXT

1

Znacznik dokumentu bilans otwarcia

ROK

VARCHAR

4

Rok księgowania dokumentu

MIESIAC

VARCHAR

2

Miesiąc księgowania dokumentu

ID_USERLOGIN

INT

 

ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK

DATA_WYSTAWIENIA

VARCHAR

10

Data wystawienia dokumentu

NUMER_UNIKATOWY

VARCHAR

13

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

LP

INT

 

Numer dokumentu w rejestrze

DATA_Z

VARCHAR

35

Data zaksięgowania dokumentu do Księgi główna

ID_USERLOGIN_Z

INT

 

Użytkownik, który zaksięgował dokument

DOD_DATA2

VARCHAR

35

Data dodania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK

MOD_DATA2

VARCHAR

35

Data modyfikowania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK

NUMER_UZYTKOWNIKA1

VARCHAR

50

Numer użytkownika

NUMER_UZYTKOWNIKA2

VARCHAR

50

Numer użytkownika

NUMER_DOKUMENTU1

VARCHAR

70

Symbol rodzaju dokumentu

NUMER_DOKUMENTU2

INT

 

Numer dokumentu

PRZENIESIENIE

TEXT

1

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ARCHIWUM

TEXT

1

Znacznik dokumentu z okresu zamkniętego

ID_FAKTURY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RAPORTY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PK_UMOWY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

 

Tabela FK_ROZKSIEGOWANIE1

Pole

Typ pola

Długość pola

opis

ID_ROZ1

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KSIEGI

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

KONTO

VARCHAR

50

Symbol konta

WN

DOUBLE

 

Kwota strony Wn

MA

DOUBLE

 

Kwota strony Ma

BILANSOWE_WN

DOUBLE

 

Kwota bilansowa strony Wn

BILANSOWE_MA

DOUBLE

 

Kwota bilansowa strony Ma

POZABILANSOWE_WN

DOUBLE

 

Kwota pozabilansowa strony Wn

POZABILANSOWE_MA

DOUBLE

 

Kwota pozabilansowa strony Ma

TRYB_PRACY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

DATA

VARCHAR

35

Data dokumentu

NUMER

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

DOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika, który wpowadzał pozycję dokumentu

DOD_DATA

VARCHAR

35

Data wpowadzenia pozycji do dokumentu

MOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pozycji

MOD_DATA

VARCHAR

35

Data modyfikacji pozycji

ID_USERLOGIN

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PLAN

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

 

Tabela FK_ROZKSIEGOWANIE2

Pole

Typ pola

Długość pola

opis

ID_ROZ2

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_KSIEGI

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

LP

INT

 

Liczba porządkowa dokumentu w rejestrze

NR_DOKUMENTU

VARCHAR

70

Numer dokumentu

TRESC

VARCHAR

2 000

Treść pozycji dokumentu

WARTOSC

DOUBLE

 

Suma pozycji

DOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika, który wpowadzał pozycję dokumentu

DOD_DATA

VARCHAR

35

Data wpowadzenia pozycji do dokumentu

MOD_KTO

VARCHAR

20

Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pozycji

MOD_DATA

VARCHAR

35

Data modyfikacji pozycji

ID_USERLOGIN

INT

 

ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK

DATA_WYSTAWIENIA

VARCHAR

10

Data wystawienia dokumentu

DATA_WPLYWU

VARCHAR

10

Data wpływu dokumentu do jednostki, oddziału

DATA_OPERACJI

VARCHAR

10

Data operacji

RODZAJ_DOKUMENTU

VARCHAR

50

Rodzaj dokumentu

NUMER_UNIKATOWY

VARCHAR

13

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_FAKTURY

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

DATA_KSIEGOWANIA

VARCHAR

10

Data księgowania dokumentu

ROZ_W

TEXT

1

Znacznik księgowań w dokumencie

RODZAJ_WPISU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

DOD_DATA2

VARCHAR

35

Data dodania pozycji dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK

MOD_DATA2

VARCHAR

35

Data modyfikowania pozycji dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK

ZNACZNIK_PRZELEWU

VARCHAR

35

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_ZESTAW

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_PROGRAMU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

LP_UNIKATOWE

SHORT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_FAKTURY_POZYCJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_RAPORTY_POZYCJE

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_CZ

VARCHAR

2 000

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_APARTMENT

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

 

Tabela FK_ZAPISY_MIESIECZNE

Pole

Typ pola

Długość pola

opis

SCIEZKA

VARCHAR

150

Analityka konta syntetycznego

MIESIAC

INT

 

Miesiąc księgowania dokumentu

ID_JEDNOSTKI

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

WN

DECIMAL

 

Kwota Winien

MA

DECIMAL

 

Kwota Ma

ID_PLANU

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W1

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W2

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W3

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W4

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W5

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W6

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W7

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W8

VARCHAR

150

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W9

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W10

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

W11

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

ID_DEF

INT

 

Dane zarezerwowane dla systemu FK

 

 

Wydruk Zestawienia kontrolnego udostępniono z poziomu: Wydruki/Zestawienie kontrolne dziennika.

 

            Uwaga : Wydruk zestawienia kontrolnego wykonuje się na żądanie.

 

 


 

2     Zintegrowany System FKP

 

2.1       Wykaz zbiorów danych systemu informatycznego

 

Każdy z programów tworzących zintegrowany system informatycznych przechowuje w swoich bazach danych dane osobowe, księgi rachunkowe oraz inne dane.

Wykaz poszczególnych baz danych wraz z danymi które są w nich przechowywane:

Program

Plik bazy danych

Dane przechowywane w bazie

FK7

FK7_xxxx.FDB*

Księga „Główna”, Dziennik oraz rejestry pomocnicze

Płace, Kadry

KADRY4.GDB

Dane osobowe oraz rejestr list wypłat pracowników

Dochody_karta

DOCHODY_K.GDB

Księga dochodów

Sumy Depozytowa

DB_SUMY_DEP.FDB

Księgi depozytów oraz sum na zlecenie

Kasa

KASA.GDB

Rejestr dokumentów kasowych

Biegli

BIEGLI2.FDB

Dane osobowe oraz rozliczenia biegłych, ławników, kuratorów, adwokatów, itd.

KŚT

KST.GDB

Księgi środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych

Komornicy

OS2.FDB

Rozliczenia zaliczek komorniczych

Archiwum

ARCHIWUM.FDB

Rejestr akt archiwalnych

Pożyczki Socjalne

PS.GDB

Rozliczenia spraw socjalnych

PZ

PZ.GDB

Rejestr schematów planowania budżetu

Sprawozdawczość

SPR.FDB

Rejestr sprawozdań

 

·   - nazwa pliku bazy danych uzależniona jest od roku

 

2.2       Wykaz programów tworzących system informatyczny

 

Zintegrowany system Finansowo – Księgowy firmy ALBIT jest zestawem programów służących do pełnej obsługi księgowości w jednostkach budżetowych. Na system składają się poszczególne moduły:

-     Biegli – program służy ewidencjonowaniu danych biegłych sądowych, tłumaczy przysięgłych, ławników, adwokatów, kuratorów i innych. Na podstawie wprowadzonych danych można tworzyć listy wypłat rachunków oraz faktur dla tych grup;

-     Dochody  – w module tym prowadzona jest analityka rachunku dochodów budżetowych. W podziale na poszczególne karty paragrafowe zapisywane są obroty na koncie dochodów (wpłaty, zwroty oraz zwroty do Ministerstwa Finansów);

-     Depozyty – moduł pozwala na prowadzenie analityki rachunków bankowych depozytów oraz sum na zlecenie, w podziale na odpowiednie księgi;

-     Kasa – program służy do ewidencji operacji kasowych. Pozwala na drukowanie dokumentów wpłat i wypłat z kasy oraz dokumentów Raportów Kasowych i zestawień;

-     Komornicy – w programie tym prowadzona jest ewidencja zaliczek komorniczych w podziale na utworzone karty komorników;

-     FK – jest to program służący do rejestracji i drukowania wpisów księgi (Księga „Główna” wraz z analitykami: podstawową, subkontową, paragrafową, itd.). Do programu FK przenosić można dane z innych modułów firmy ALBIT (m.in. Dochodów, Biegłych czy Płac);

-     Sprawozdawczość – moduł ten służy do tworzenia, ewidencji oraz przesyłania między jednostkami sprawozdań. Część sprawozdań może być tworzona automatycznie z poziomu innych programów na podstawie zawartych w nich danych (Dochody, FK, Płace oraz Sumy Depozytowe);

-     Płace, Kadry – połączone ze sobą programy służące do ewidencji kartotek pracowników wraz z ich przebiegiem zatrudnienia i możliwością tworzenia list wynagrodzeń w podziale na grupy (hierarchie) oraz możliwością ewidencji umów zlecenia i o dzieło (Prace Zlecone);

-     Środki Trwałe KŚT – w module tym ewidencjonowane są środki trwałe (z możliwością liczenia umorzeń), pozostałe środki trwałe oraz magazyn;

-     Pożyczki Socjalne – jest to moduł powiązany z programem do obsługi Płac. Pozwala na ewidencję świadczeń socjalnych dla pracowników (z możliwością przesyłania danych do programu płacowego);

-     PZ – program ten służy do planowania budżetu z tytułu wynagrodzeń pracowników, na podstawie danych zawartych w modułach Płace i Kadry tworzone są schematy planowania, które mogą być przesyłane między jednostkami;

-     Archiwum – program służący do ewidencji archiwum w podziale na poszczególne akta i teczki;

 

2.3       Powiązania między programami systemu ALBIT FKP

 

Programy mogą między sobą wymieniać dane. Dane osobowe oraz rachunkowe zapisywane są w plikowych bazach danych opartych na serwerze Firebird SQL. Każdy z modułów posiada swój własny plik bazy danych. Bazy danych nie są ze sobą fizycznie powiązane. Przesyłanie danych pomiędzy poszczególnymi modułami polega na możliwości odczytu oraz/lub zapisu danych na bazach danych innych programów (przykładowo moduł FK pobiera dane bezpośrednio z baz innych programów).

Dostęp do plików baz danych uzyskiwany jest poprzez odpowiednią konfigurację źródeł danych ODBC, dzięki temu każdy z programów może uzyskać dostęp do zasobów zapisanych w innym programie. Ma to wpływ również na bezpieczeństwo danych ponieważ pliki baz danych mogą być umieszczone w osobnych lokalizacjach (nawet na osobnych serwerach), które nie muszą być udostępniane użytkownikom.

Odpowiednie zdefiniowanie połączeń między programami pozwala na zoptymalizowanie pracy oraz wykorzystanie mechanizmów pozwalających na automatyzacje części zadań (przykładem może być automatyczne dekretowanie dokumentów PK w systemie FK pobieranych z innych programów).

 

Oprócz możliwości przesyłania danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu Finansowo – Księgowego istnieje również możliwość zdefiniowania połączeń z systemami bankowymi. Współpraca polega na eksporcie danych do plików systemu bankowego oraz odczytu danych z plikowych wyciągów bankowych.

 

Programy, które generują pliki przelewów do systemów bankowych:

-  Biegli (listy wynagrodzeń);

-  Płace (listy płac);

-  Dochody (zwroty dochodów);

-  Sumy Depozytowe (zwroty depozytów);

-  FK (faktury);

-  Komornicy (przelewy zaliczek komorniczych).

 

Programy odczytujące dane z wyciągów bankowych:

-  Dochody;

-  Sumy Depozytowe;

-  FK.

 

Przepływ danych pomiędzy poszczególnymi modułami oraz systemami zewnętrznymi (systemy bankowe oraz Trezor).

Opis: wykres1

 

Ponadto istnieje możliwość połączenia modułu Sum Depozytowych z systemem bankowym wykorzystując obsługę mikrokont (mikrorachunków). Dzięki czemu można zautomatyzować wyliczanie odsetek od depozytów.

Opis: wykres2

 

 

Poniżej znajduje się schemat połączeń z wykorzystaniem elektronicznych wyciągów bankowych.

Opis: wykres3

Z systemu informatycznego można również generować pliki zgłoszeń oraz rozliczeń do systemu PŁATNIK ZUS. Programy połączone z tym systemem przedstawione są na poniższym schemacie.

Opis: wykres4

 

Ponadto istnieje możliwość generowania sprawozdań do systemu TREZOR (z modułu Sprawozdawczość).

 


 

3     Algorytmy przetwarzania danych

 

1.       Program Finansowo – Księgowy:

Opis: wykres5

W programie FK dane księgowane są w poszczególnych rejestrach. Wykorzystując połączenia z innymi programami importować można Polecenia Księgowania oraz Raporty Kasowe, które zaksięgowane mogą być w Rejestrze Dokumentów Zewnętrznych lub Raportów Kasowych.
W rejestrze Wyciągów Bankowych, księgowane są czytane z systemu bankowego elektroniczne wyciągi. Pozycje na wyciągu bankowym, które wykorzystują automatyzację dekretacji (listy wynagrodzeń z programu Płac lub Biegłych oraz faktury, które zostały zapłacone przy użyciu Rejestru faktur) zostaną rozpoznane przez system, przez co automatycznie zostaną im nadane księgowania (dekretacje). Rejestr Dokumentów Użytkownika służy do ewidencji dodatkowych dokumentów, które zostaną stworzone przez użytkownika.

Jeżeli wszystkie dokumenty księgowe znajdują się w odpowiednich rejestrach, można je przypisać do Księgi „Główna” programu. Z dokumentów w ten sposób zaksięgowanych tworzyć można wydruki Księgi, zestawień oraz Sprawozdania.

 

 

 

Procesy wprowadzania i przetwarzania danych (algorytmy przetwarzania)

 

 

2. Program Dochody – karta:

 

Opis: wykres6

W programie Dochody wpłaty księgowane mogą być na podstawie wczytanego elektronicznego wyciągu bankowego oraz raportu kasowego (z programu Kasa). Następnie na podstawie zaksięgowanych wpłat tworzyć można rezerwacje wpłat w celu generowania przelewów (ewentualnie przekazów), na podstawie których wygenerować można pliki przelewów do systemu bankowego. Wczytując wyciągi bankowe przelewy, które zostały wysłane na podstawie rezerwacji zostaną automatycznie rozpoznane przez system i zaksięgowane w postaci zwrotów.

 

Na podstawie zaksięgowanych wpłat wydrukować można poszczególne Księgi paragrafowe, zestawienia oraz wygenerować można sprawozdanie RB – 27.

 

 

 

 

 

 

 

3. Program Kasa:

Opis: wykres7

W programie kasa przetwarzanie danych polega na bieżącym wprowadzaniu dokumentów na poszczególne raporty kasowe, które powinny być zamykane (blokowane do edycji). Korzystając z połączeń ściągać można dane osobowe z innych programów (Płace, Dochody, Biegli, Sumy Depozytowe oraz Należności) oraz dane wypłat z list (Biegli oraz Płace). Ponadto istnieje możliwość księgowania wpłat (pobieranie paragrafów z programu Dochody oraz FK i ewentualnie planu kont z programu FK). Jeżeli program połączony jest z systemem należności możliwy jest podgląd danych do wypłat (wysokość kosztów i grzywien).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Program Sum Depozytowych:

 

Opis: wykres8

W programie sum depozytowych wpłaty księgowane są na podstawie wyciągów bankowych i ewentualnie raportów kasowych. W celu tworzenie list wypłat z sum depozytowych (przelewów lub przekazów) należy generować rezerwacje wpłat. Następnie księgując z wyciągów bankowych rozchody wygenerowane na podstawie rezerwacji można zrealizować rezerwacje tworząc zwroty.

 

Na podstawie danych, które zostały wprowadzone tworzyć można wydruki Ksiąg, wykazu zaległości, zestawień oraz sprawozdania RB-23Z2 (wraz z eksportem do programu Sprawozdawczość).

 

5. Program Płace:

 

Opis: wykres9

W programie Płace tworzone są listy wynagrodzeń na podstawie danych osobowych, umów aneksów, danych dodatków oraz potrąceń. Na podstawie list mogą zostać tworzone sprawozdania RB – 70 i MS – DB (z możliwością eksportu do programu Sprawozdawczość) oraz generowane pliki druków rozliczeń DRA, RZA, RCA, RSA i ZUS IWA do systemu Płatnik ZUS.

 

Ponadto na podstawie stworzonych list wygenerować można pliki przelewów, które mogą zostać wysłane do systemu bankowego.

 

6. Program Kadry:

Opis: wykres10

W programie Kadry wprowadzane są dane osobowe oraz przebieg zatrudnienia (umowy, aneksy oraz świadectwa pracy). Następnie dane pracownika uzupełnione mogą być dodatkowymi danymi (nieobecności, ukończone szkoły, plany pracy oraz inne dane). Na podstawie wprowadzonych informacji wykonywać można wszelkie zestawienia oraz wydruki. Można również generować pliki zgłoszeń do systemu Płatnik ZUS (ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA oraz ZIUA).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Program KŚT:

Opis: wykres11

W programie Księga Środków Trwałych dane, które zostaną wprowadzone do programu mogą zostać wykorzystane do wydruku kodów kreskowych i wywieszek do pomieszczeń. Dzięki temu podczas procesu inwentaryzacji spis z natury można wygenerować przy pomocy czytnika kodów kreskowych (czytając kody poszczególnych pomieszczeń i przedmiotów).

Kolejnym procesem, który występuje w programie jest wyliczenie (na podstawie wprowadzonych danych) amortyzacji środków trwałych. Dzięki temu tworzona jest tabela umorzeń, na podstawie której tworzone są zestawienia oraz Sprawozdanie F-03.

Opis: wykres12

W przypadku pozostałych środków trwałych inwentaryzacja odbywa się w identyczny sposób (jak w przypadku środków trwałych), pominięta jest funkcjonalność związana z amortyzacją.

 

 

 

8. Program Pożyczki Socjalne:

Opis: wykres13

W programie Pożyczki Socjalne zapisywane są wypłacane świadczenia socjalne. Na podstawie danych importowanych z systemu Płacowo – Kadrowego rejestruje się świadczenia, które są następnie eksportowane do programu Płace (jeżeli mają zostać uwzględnione na listach wypłat). W przypadku generowania pożyczek tworzony jest plan spłaty, który następnie można eksportować do programu Płace (jako potrącenia). Spłacone raty pożyczek można importować z systemu płacowego.

 

9. Program Sprawozdawczość:

Opis: wykres14

 

W programie Sprawozdawczość przechowywane są wszystkie sprawozdania, które generowane są w programach (Płace, FK, Dochody i Sumy Depozytowe). Sprawozdania te można poprawiać, drukować i eksportować do pliku w celu wysyłania ich do innych jednostek.
W programie można również ręcznie generować sprawozdania oraz używać do tego celu sprawozdań importowanych z pliku (z jednostek podrzędnych). Przesyłać między jednostkami można również definicje (szablony) sprawozdań. 

10. Program PZ:

Opis: wykres15

Schematy planów tworzone są na podstawie umów, dodatków, wyliczonej wysługi, zmiany stawek awansowych oraz gratyfikacji, które importowane są z systemu Płace/Kadry. Utworzone schematy mogą być eksportowane do plików, dzięki czemu można je przesyłać między jednostkami i importować z plików.

Dodatkowo istnieje w programie możliwość importowanie danych z list wynagrodzeń, dzięki czemu sprawdzić można wykonanie planu na poszczególne miesiące.

 


 

4     Zabezpieczenie bazy danych

 

Bazy danych zintegrowanego systemu informatycznego pracują na bezpłatnym serwerze Firebird SQL, który posiada wiele poziomów bezpieczeństwa. Na najbardziej zewnętrznym poziomie logowanie do SQL jest bezpośrednio połączone z bezpieczeństwem zapewnionym przez Windows. Kolejne poziomy posiadają mechanizmy określające prawa dostępu dla użytkowników, które mogą być nadane dla określonych obiektów (tabele, rzędy, kolumny). Za każdym razem, gdy polecenie SQL jest wysyłane do baz danych, musi być sprawdzona jego poprawność i to, czy wysyłający polecenie ma do tego prawa. SQL umożliwia gromadzenie grup skomplikowanych poleceń do późniejszego wywołania. Gromadzone procedury są zbiorami poleceń SQL zawierającymi zapytania i operacje przetwarzania, gotowymi do wywołania w końcowej aplikacji.

Kolejnym zabezpieczeniem system użytkowników i uprawnień zastosowany w programach. Dzięki temu każdy użytkownik posiada własnego użytkownika oraz hasło, którym loguje się do programu. Uprawnienia pozwalają na ograniczenie dostępu do funkcji programu przez osoby nieuprawnione.

W trakcie pracy systemów może okazać się, iż baza danych jest obszerna np. 200-300 MB. Jest to związane z przyrastaniem baz danych SQL po aktualizacjach i innych operacjach na bazie, gdzie baza SQL nie zwalnia nieużywanej części pliku. Po reorganizacji bazy wraca ona do normalnego rozmiaru. Nie jest problemem również praca na bazie nie reorganizowanej lecz operacje dyskowe mogą spowalniać (nawet nieznacznie) pracę z SQL. W celu przyśpieszenia działania baz danych proponujemy aby kompaktowanie bazy odbywało się raz w tygodniu oraz po każdej aktualizacji programu, kiedy program wyświetli informację o aktualizacji bazy.

W celu ochrony bazy danych przed nieprawidłowościami związanymi z kopiowaniem plików bazy proszę o wykonywanie kopii bezpieczeństwa poniższymi instrukcjami.

1. Backup bazy danych

C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe baza.fdb KOPIA.fbk -backup_database -verify -ignore -garbage_collect -user sysdba –pass {HASŁO}

 

2. Odtworzenie bazy danych

C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe KOPIA.fbk baza.fdb -R -create_database -verify -user SYSDBA -password {HASŁO}

gdzie:
baza.fdb - baza danych, która zostanie zarchiwizowana polecenie może mieć również składnię: serwer:alias, lub serwer:ścieżka do bazy danych (FDB lub GDB)

KOPIA.fbk -kopia baza danych, która zostanie zarchiwizowana
kopia bazy danych zawiera wszystkie zapisy bazy danych.

Reorganizacja bazy danych wraz w wyczyszczeniem pustych i nieużywanych rekordów i reindeksacją bazy będzie wyglądało następująco:

C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe baza.fdb KOPIA.fbk -backup_database -verify -ignore -garbage_collect -user sysdba -pass {HASŁO}
Xcopy KOPIA.fbk dysk:\ścieżka_backupu_bazy

C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe KOPIA.fbk baza.fdb -R -create_database -verify -user SYSDBA -password {HASŁO}

Weryfikacja bazy danych:
 
C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gfix.exe baza.fdb -validate −no_update -full -user SYSDBA -password {HASŁO}    


Powyższe instrukcje można umieścić w harmonogramie zadań WINDOWS (Cron Linux) i wykonywać je np. po godzinach pracy jednostki. Czas reorganizacji to jedynie kilka minut, natomiast w czasie testowania zauważyliśmy znaczny wzrost wydajności całego systemu.

Poniższa instrukcja służy do lepszego opanowania zadań i problemów jakie mogą wyniknąć w czasie działań na bazie.  Wszelkie działania powinny być konsultowane z naszymi pracownikami w celu wyeliminowania niepotrzebnych problemów z odtwarzaniem baz danych.

Serwer Firebird SQL jest takim samym programem jak każdy inny program. Jedyne, co z całą pewnością można powiedzieć o wszelkich programach to to, że zdarzają się w nich błędy. Serwer Firebird SQL działa bardzo stabilnie (zwłaszcza pod kontrolą systemu operacyjnego Linux), ale oczywiście może się zdarzyć, że jakiś błąd w kodzie serwera spowoduje uszkodzenie bazy danych.

Oczywiście są również inne potencjalne powody uszkodzenia bazy danych, na przykład częściowo uszkodzona elektronika dysku, wirusy komputerowe, niepoprawne wyłączenie komputera lub po prostu błędne działania osoby administrującej serwerem.

Jeżeli serwer Firebird SQL działa na serwerze, który jest zasilany przez zasilacz awaryjny (UPS), system jest normalnie zamykany oraz administrator nie wykonuje opisanych dalej działań mogących uszkodzić bazę danych to prawdopodobieństwo uszkodzenia bazy danych jest bardzo małe.

Jest też szereg działań, których wykonanie może spowodować uszkodzenie bazy danych.

4.1       Kopiowanie pliku bazy danych

Jednym z częściej popełnianych błędów jest wykonywanie kopii bezpieczeństwa bazy danych przez kopiowanie pliku bazy danych — na przykład przy pomocy programu do zapisywania kopii plików z dysku na streamer lub płyty CD/DVD itp. Takie działanie jest błędem z kilku powodów.

Najważniejszym powodem jest ryzyko uszkodzenia bazy danych. Programy kopiujące często na czas kopiowania blokują dostęp innych programów do pliku lub jego części. Natomiast serwer Firebird zakłada, że jest jedynym programem korzystającym z pliku bazy danych. Jeżeli cały lub część pliku bazy danych zostanie zablokowana to serwer może nie działać poprawnie i w efekcie uszkodzić plik bazy danych.

Jeżeli kopiujemy plik bazy danych podczas pracy użytkowników tej bazy to może się zdarzyć, że uszkodzone zostaną zarówno oryginalny plik bazy danych oraz wykonywana kopia! NIGDY nie kopiuj pliku bazy danych jeżeli nie masz pewności, że żaden użytkownik nie korzysta z tej bazy danych!

Kopię bezpieczeństwa należy wykonywać przy pomocy programu GBAK (lub innego działającego analogicznie programu). Podczas wykonywania kopii wykonywane jest również porządkowanie bazy danych (garbage collection). Jeżeli kopia bezpieczeństwa jest wykonywana regularnie to również regularnie baza jest porządkowana. Powoduje to stabilniejszą oraz szybszą pracę serwera i aplikacji korzystających z tej bazy danych.

Plik powstały w wyniku działania programu GBAK można oczywiście swobodnie kopiować.

4.2       Używanie odtwarzanej bazy danych

Jeżeli podczas odtwarzania bazy danych pozwolimy użytkownikom na korzystanie z odtwarzanej właśnie bazy to niemal na pewno odtworzona baza będzie uszkodzona!

Aby uniknąć takiego niebezpieczeństwa najlepiej odtwarzać bazę do pliku o innej nazwie i dopiero po utworzeniu pliku skopiować go w docelowe miejsce lub zmienić nazwę na docelową. Jeżeli baza jest odtwarzana przy pomocy standardowego programu GBAK to zamiast opcji −replace_database lepiej używać opcję −create_database.

Powody sprzętowe

Powodem uszkodzenia bazy mogą być oczywiście wszelkiego rodzaju awarie sprzętu, a w szczególności:

 

Zgodnie z art.71 Ustawy o Rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek :

- systematycznego tworzenia kopii zapasowych danych na nośnikach magnetycznych;

- zapewnienie ochrony przed dostępem do programów;

- dobór ochrony zewnętrznej;

- stosowanie odpornych na zagrożenia nośników magnetycznych (CDROM).


 

Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK

 

 

Numer

wersji

 

Data

emisji

 

Data dopuszczenia

do stosowania

 

Podpis osoby odpowiedzialnej za dopuszczenie programu

 

Uwagi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pobierz - Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK

Analiza zgodności programu

System finansowo-księgowy FK7

 

którego autorem jest firma: ALBIT Usługi Informatyczno – Księgowe

ul. Naruszewicza 38, 25-628 Kielce

pod względem wymogów ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. z późn. zmianami

Dokumentacja programu

·         Dokumentacja spełnia wymogi wynikające z art. 10

·         Dokumentacja spełnia wymogi wynikające z art. 24

Księgi i wydruki programu

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 13

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 14

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 15

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 18

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 20

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 23

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 24

·         Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 25

Ochrona danych

·         Zasady ochrony danych spełniają wymogi wynikające z art. 71

·         Zasady ochrony danych spełniają wymogi wynikające z art. 72

·         Zasady ochrony danych spełniają wymogi wynikające z art. 73

Stwierdzam zgodność programu z wymogami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku przewidywanymi dla programów tego rodzaju.

Pobierz - Analiza zgodności programu

Strona główna